1. OBJETIVO
Garantizar la ejecución de pruebas técnicas bajo normativas rigurosas para entregar resultados de alta precisión y confiabilidad técnica.
2. POLÍTICA DE CANCELACIÓN Y REEMBOLSO
Las anulaciones de servicio requieren notificación previa. CERTES determina los montos de devolución según el progreso de la inspección y los gastos operativos ejecutados previamente en la estación de servicio solicitante.
3. OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES
Es deber del cliente habilitar un entorno seguro para las labores de inspección en tanques y conducciones de combustible durante toda la permanencia del equipo técnico.
4. POLÍTICA DE IMPARCIALIDAD
CERTES opera bajo principios de transparencia absoluta, blindando sus procesos de cualquier interés ajeno que afecte la objetividad de sus diagnósticos técnicos en estaciones de combustible, asegurando que la integridad corporativa prevalezca en cada certificación emitida sin sesgos ni presiones que alteren los resultados de las inspecciones.
4.1 Generalidades
- Nuestros servicios de inspección son accesibles para toda entidad interesada sin discriminación alguna. La toma de decisiones técnicas es independiente de presiones financieras o comerciales. No se permite la injerencia de terceros en los protocolos de prueba o en los resultados finales obtenidos en campo. Toda la documentación de respaldo se gestiona con transparencia total, trazabilidad clara y registro minucioso de cada fase operativa para permitir auditorías de imparcialidad sobre los métodos y conclusiones técnicas alcanzadas por el personal de CERTES durante la prestación del servicio especializado.
5. POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD
En CERTES salvaguardamos rigurosamente la privacidad de la información comercial y técnica de nuestros clientes y aliados. Todo el personal involucrado en los procesos de inspección está vinculado mediante acuerdos legales de confidencialidad que prohíben la divulgación de datos sensibles a terceros, garantizando la custodia segura de archivos y resultados obtenidos.
6. PROCEDIMIENTO PARA LA INSPECCIÓN
6.1 Requisitos de inspección
Se refiere a los requisitos que los solicitantes deben cumplir para conseguir certificación por parte de CERTES.
6.2 Requisitos normativos
Son los que se encuentran en los documentos normativos establecidos de acuerdo con el alcance correspondiente al tipo de servicio. Los requisitos normativos de la inspección que se establecen en función del tipo de servicio que CERTES ejecuta son los siguientes:
- Pruebas de hermeticidad a tanques y tuberías bajo resolución 40198 y NFPA 30
6.3 Solicitud de inspección
Las personas interesadas en solicitar los servicios de la empresa deberán hacer su solicitud completando la solicitud del servicio (PDS-FS-01), según el servicio correspondiente y adjuntando los anexos que apliquen, de acuerdo con el procedimiento.
6.4 Revisión de la solicitud
Una vez recibida la solicitud de servicio, se verificará que los datos proporcionados sean los suficientes para completar el proceso de certificación y se determinará si CERTES posee la habilidad y competencia para responder dicha solicitud.
6.5 Oferta del servicio
Una vez que se considere la información completa para comenzar la prestación del servicio, se enviará al solicitante la oferta de servicio (PDS-OS-01), la cual abarca los valores de la inspección y las condiciones para su entrega. La oferta de servicio se considerará aceptada una vez que el representante legal del solicitante firme el contrato de prestación del servicio, el cual deberá ser entregado a CERTES firmado junto con el soporte de pago de la cantidad fijada para la inspección.
6.6 Programación del servicio
El solicitante recibirá una notificación previa del inspector designado y la fecha en la que se llevará a cabo la inspección. Una vez efectuada la asignación del inspector, el solicitante tiene la opción de rechazarla argumentando las causas de su rechazo dentro de los próximos 5 días hábiles. En este caso se examinarán las razones presentadas por el solicitante y se le notificará su resolución. Si no se obtiene ninguna comunicación dentro de este tiempo, se considerará aprobada la asignación.
6.7 Inspección
6.7.1 Inspección documental
Se lleva a cabo un análisis de los documentos y registros requeridos para la evaluación de la conformidad, los cuales deberán ser proporcionados al inspector de acuerdo con su solicitud. Este llevará a cabo la revisión conforme al procedimiento de prestación del servicio y elaborará el plan para la inspección. En esta fase es posible detectar no conformidades que serán notificadas al solicitante.
6.7.2 Inspección en campo
Se verifican los aspectos técnicos de acuerdo con los requisitos normativos y requisitos del organismo, incluyendo:
- Características particulares de construcción
- Cumplimiento de distancias
- Requisitos y condiciones técnicas de equipos instalados
- Elements de seguridad
- Distribución de las instalaciones
- Requisitos de etiquetado
6.7.3 Inspección complementaria
Cuando se encuentren no conformidades en la inspección, el inspector los expone antes de la reunión final y si el cliente muestra interés en seguir con el proceso, deberá establecer las correcciones inmediatas para cada no conformidad y llevar a cabo una inspección adicional completa dentro del tiempo fijado para el tipo de servicio el cual será de 90 días a partir del día de la inspección. Si el plazo para la inspección complementaria se ha vencido sin que se haya llevado a cabo, se considerará desistido el procedimiento; no obstante, antes de que el plazo finalice, el cliente podrá pedir al director técnico que conceda una ampliación del plazo por treinta días calendario adicionales, justificando las razones.
6.8 Informe de inspección
Se elaborará un reporte que contendrá los resultados e información recolectada durante todas las acciones de inspección. Este informe será entregado al cliente después de que el director técnico lo revise y considere.
6.9 Certificado de inspección
Se concederá siempre que no se manifieste ningún incumplimiento en la inspección o que en efecto en la inspección complementaria se haya realizado. El certificado de inspección no posee vigencia alguna, solo asegura que el ítem inspeccionado cumple con los requisitos técnicos definidos en los documentos normativos. En ciertas situaciones, el certificado de inspección sugerirá la fecha nueva para la inspección o inspecciones periódicas.
7. PROHIBICIÓN DEL USO DEL SÍMBOLO DE ACREDITACIÓN DE ONAC
Queda restringido el uso de la marca ONAC por parte del cliente, ya que la acreditación es propiedad exclusiva de CERTES S.A.S. El usuario solo está autorizado a presentar el certificado final que contenga dicho símbolo para demostrar legalmente su cumplimiento normativo, absteniéndose de utilizar el logotipo en publicidad propia o papelería externa sin previa autorización, evitando así sanciones legales por el uso indebido de insignias oficiales de acreditación técnica nacional e internacional.
8. CAMBIOS QUE AFECTAN LA INSPECCIÓN
- Cualquier actualización en los esquemas de certificación será notificada formalmente. Estos cambios pueden derivar de nuevas disposiciones del ente regulador o de mejoras en los sistemas operativos internos de CERTES. El periodo para asimilar nuevas normativas se regirá por los plazos de transición estipulados oficialmente por la autoridad competente; en ausencia de un plazo definido, la aplicación de los nuevos estándares técnicos será de carácter inmediato para asegurar la vigencia legal de las inspecciones realizadas.
9. QUEJAS Y APELACIONES
El usuario dispone de mecanismos formales para manifestar desconformidades sobre el servicio prestado por CERTES. Asimismo, es posible apelar resultados técnicos siempre que la reclamación se fundamente en el alcance específico de la inspección contratada.
10. DERECHOS Y OBLIGACIONES
10.1 Derechos del titular del certificado
- Los beneficiarios podrán exhibir su certificación oficial para avalar su cumplimiento normativo ante autoridades de control competentes. Tienen permiso para usar el documento en actividades comerciales de buena fe. Además, podrán emplear los reportes detallados para fines publicitarios siempre que se respete la integridad de la información y la vigencia del documento emitido por el organismo de inspección de CERTES según los parámetros establecidos.
10.2 Obligaciones del titular del certificado
- Es responsabilidad del cliente acatar las normas de certificación y aplicar ajustes técnicos cuando la autoridad lo requiera. Se debe evitar cualquier uso publicitario que pueda inducir a error sobre el alcance del certificado o que afecte el prestigio de CERTES. Ante una baja o suspensión de la validez del certificado, el cliente retirará de inmediato cualquier alusión a dicha condición en sus medios de difusión. Si se entregan copias a terceros, el documento debe estar íntegro. Es obligatorio llevar un control de quejas recibidas sobre los ítems certificados y permitir el acceso de CERTES a dichas actas. De igual forma, el cliente comunicará sin demora cualquier cambio estructural, legal o técnico en sus instalaciones que pueda comprometer la validez de los requisitos de seguridad e inspección evaluados inicialmente durante el proceso de certificación actual.
10.3 Derechos de CERTES
- CERTES tiene la potestad de facturar sus honorarios técnicos según las condiciones pactadas. Se reserva el derecho de anular certificaciones ante faltas graves a la normativa o impagos. También podrá efectuar auditorías no programadas si existen reportes de anomalías en los sistemas de combustible certificados previamente.
10.4 Obligaciones de CERTES
- Actuar bajo estrictos principios de ética profesional y rigor técnico. El organismo debe garantizar la protección de la información del cliente y notificar cambios regulatorios con prontitud. Asimismo, enviará los resultados de las pruebas en los tiempos establecidos, gestionando de forma eficiente cualquier recurso de queja presentado por los usuarios para asegurar la mejora continua del servicio técnico ofrecido a las estaciones.